Har du styr på, hvad licitationer er, og hvad de betyder for din virksomhed? Vi har samlet alt, som virksomheder i byggebranchen bør vide om licitationer.
Har du styr på, hvad licitationer er, og hvad de betyder for din virksomhed? Vi har samlet alt, som virksomheder i byggebranchen bør vide om licitationer.
1. Den komplette guide til licitationer
2. Hvad er en licitation?
3. Love og regler på udbudsområdet
4. Hvilke licitationsformer findes der?
5. Hvem gennemfører licitationer?
6. Hvilke opgaver sendes i licitation?
7. Licitationer sikrer bygherren den bedste løsning
8. Sådan arbejder du strategisk med licitationer
9. Her finder du licitationer og udbud
10. Det skal du vide, inden du afgiver tilbud på projekter i licitation
1. Hvad er en licitation, og hvad betyder licitationer for virksomheder i byggebranchen?
1. Hvad er en licitation, og hvad betyder licitationer for virksomheder i byggebranchen?
Når offentlige organisationer og private virksomheder, der modtager støtte fra det offentlige, skal have udført bygge- og anlægsarbejde, vil de i mange tilfælde gennemføre en licitation. At gennemføre en licitation betyder, at organisationen eller virksomheden som bygherre udbyder kontrakten for arbejdet, så interesserede virksomheder kan afgive et tilbud på opgaven. Virksomheden, der tilbyder den bedste pris eller det mest fordelagtige bud, vinder opgaven.
På den måde er licitationer med til at sikre, at private virksomheder har fair og lige muligheder for at løse offentligt finansierede bygge- og anlægsopgaver, ligesom bygherren sikrer et konkurrencedygtigt tilbud på opgaven. I denne guide kan du læse meget mere om licitationer, hvilke forskellige licitationsformer der findes, og hvordan du som virksomhed i byggebranchen kan arbejde strategisk med tilbud på projekter i licitation.
2. En licitation betegner en proces, hvor en ordregiver udbyder kontrakter til bygge- eller anlægsopgaver, som virksomheder kan afgive tilbud på.
En licitation er derfor et udbud af en ydelse, som en bygherre har brug for at få udført inden for et fastlagt tidspunkt til den bedste mulige pris.
Ved licitationer indbydes flere virksomheder til at afgive et bindende tilbud på opgaven. Derfor er licitationer essentielle for virksomheder i bygge- og anlægsbranchen, da de er en effektiv indgang til at vinde nye opgaver.
Hvis du som virksomhed vil byde på en opgave i licitation, så er udbudsmaterialet helt afgørende. I udbudsmaterialet finder du blandt andet de krav, som din virksomhed skal leve op til for at komme i betragtning til opgaven. Du finder også en uddybende beskrivelse af opgaven, så du er rustet med al den fornødne information til at afgive et godt og realistisk tilbud.
Det overordnede formål med at gennemføre licitationer er at sikre den bedst mulige løsning til den bedste mulige pris. Derfor udpeges vinderen af en licitation ud fra forudbestemte kriterier, der enten baserer sig på den bedste pris eller det mest fordelagtige bud.
3. Hvis du på den ene eller anden måde arbejder med licitationer, er det afgørende at kende til de forskellige love og regler, der gælder for udbudsområdet.
Der er grundlæggende to lovgivninger, du skal forholde dig til: tilbudsloven og udbudsloven. Tilbudsloven gælder for bygge- og anlægsopgaver, udbudt af offentlige organisationer eller private virksomheder med tilknytning til det offentlige, hvor værdien ikke overskrider EU’s gældende tærskelværdi på 41,3 mio. kr.
Såfremt ordreværdien overskrider EU’s tærskelværdi, træder udbudsloven, hvori EU’s udbudsdirektiver er implementeret, i kraft. Det betyder blandt andet, at opgaven skal sendes i EU-udbud, så virksomheder i hele unionen har lige muligheder for at byde ind på opgaven.
Hvis du ønsker at blive klogere på udbudsloven, kan du læse Forbruger- og Konkurrencestyrelsens vejledning til udbudsreglerne, som du finder her.
Du kan også læse Byggefaktas lynguide til udbudsreglerne, som giver dig overblikket over de vigtigste love og regler for professionelle i byggebranchen.
4. Hvilke licitationsformer findes der?
Når en bygherre ønsker at sende en opgave i licitation, kan ordregiveren vælge mellem flere udbudsformer. Offentlige organisationer eller private virksomheder, som er underlagt tilbudsloven, kan vælge mellem at gennemføre enten en offentlig licitation eller en begrænset licitation. Hvis værdien af ordren er mindre end den gældende tærskelværdi på tre mio. kr., kan ordregiveren vælge at indhente tilbud ved hjælp af underhåndsbud.
Private virksomheder uden finansiel tilknytning til det offentlige kan frit vælge mellem de tre udbudsformer, men det er mest almindeligt, at de udbyder projekter gennem begrænsede licitationer eller underhåndsbud.
Hvad er en offentlig licitation?
Når en ordregiver gennemfører en offentlig licitation, er det muligt for enhver interesseret virksomhed at byde på opgaven. Ordregiveren kan dog stille krav til, at du som tilbudsgiver skal dokumentere, hvordan I teknisk og økonomisk formår at løse opgaven. Du kan eksempelvis skulle redegøre for, at din virksomhed har kapacitet til at løfte opgaven, eller at I lever op til specifikke miljøkrav.
Da alle virksomheder kan byde ind på offentlige licitationer, er der typisk en hård og bred konkurrence om opgaven. Det kræver mange ressourcer for ordregiver, som skal håndtere de mange tilbud, og for tilbudsgivere, som skal sammensætte et tilbud på en opgave, som man bestemt ikke kan være sikker på at vinde. Som tilbudsgiver ved du ikke, hvor mange der er om buddet, og derfor er det svært at vurdere muligheden for at vinde ved offentlige licitationer.
Hvis du skriver tilbud til en offentlig licitation, så er det afgørende, du skriver godt og præcist.
Hvis udvælgelseskriteriet for licitationen er den laveste pris, skal du fokusere mest på at skrue et billigt tilbud sammen. Hvis udvælgelseskriteriet til gengæld er det mest fordelagtige bud, bør du gøre dig ekstra umage om at beskrive, hvorfor I er de bedste til at løse opgaven – her lægger bygherren nemlig vægt på meget mere end blot prisen.
Hvad er en begrænset licitation?
Som navnet antyder, så er det kendetegnene for et begrænset udbud, at ordregiveren begrænser antallet af tilbudsgivere. Her er det altså ikke muligt for alle og enhver at afgive tilbud på opgaven. Ordregiveren kan afgrænse feltet af tilbudsgivere på to måder: enten kan ordregiveren afholde en prækvalifikation, som kvalificerer de mest oplagte virksomheder til at afgive tilbud. Den anden mulighed er at henvende sig til en række virksomheder og indbyde dem direkte til tilbudsfasen.
Sådan fungerer en begrænset licitation med prækvalifikationNår ordregiveren gennemfører en begrænset licitation med prækvalifikationsrunde, består licitationen af to faser: en prækvalifikationsfase og en tilbudsfase. En begrænset licitation med prækvalifikation giver derfor ordregiveren mulighed for at afsøge markedet bredt og herefter kvalificere de virksomheder, som er de bedst egnede til at løfte opgaven. En ordregiver, der er underlagt tilbudsloven, skal prækvalificere mindst fem virksomheder til tilbudsfasen. Dog kan ordregiveren prækvalificere et mindre antal, hvis ikke alle ansøgerne lever op til kravene for at komme videre til tilbudsfasen.
Ordregiveren kvalificerer virksomheder til tilbudsfasen ud fra specifikke vilkår og kriterier, som typisk vil være præsenteret i udbudsbekendtgørelsen. Eksempelvis kan ordregiver sætte krav til, at ansøgerne overholder miljøkrav og etiske principper. Ordregiveren kan også vurdere virksomhederne på andre faktorer såsom omsætningens størrelse eller antallet af sammenlignelige referenceprojekter. Derfor kan du godt risikere, at I ikke bliver prækvalificeret, selvom I lever op til kravene, fordi ordregiveren har vurderet, at andre ansøgere er bedre kvalificerede til at løse opgaven end jer.
Konkurrencen om at blive prækvalificeret kan være stor. Derfor handler det i høj grad om at argumentere sagligt for sin sag, og overbevise ordregiveren om, at de gør sig klogt i prækvalificere lige netop din virksomhed til tilbudsfasen. Du skal ikke afgive tilbud på selve ydelsen, men vise at I har de fornødne kompetencer og ressourcer til at løfte opgaven. Så gør noget ekstra ud af ansøgningen, sæt dokumentet pænt op, skriv en dækkende beskrivelse af jeres virksomhed og sørg for, at teksten i anmodningen er korrekt og letforståelig. På den måde giver du et godt og professionelt førstehåndsindtryk.
Hvis du bliver prækvalificeret til tilbudsfasen, kan du glæde dig til at modtage udbudsmaterialet fra ordregiveren. Hvis ikke, må du kigge dig om efter nye, relevante licitationer. Det kan også være en idé at kontakte ordregiveren og høre til, hvorfor du ikke blev prækvalificeret. På den måde kan du indhente vigtige informationer, du kan drage nytte af næste gang du kæmper om en prækvalifikation.
Når du er blevet prækvalificeret, vil ordregiver tilsende dig det samlede udbudsmateriale. Her finder du alle de informationer, du har brug for i forhold til at udarbejde et tilbud på opgaven. Det er dog vigtigt, at du forholder dig kritisk til udbudsmaterialet, da du ikke er forpligtet til at afgive tilbud, selvom du er blevet prækvalificeret.
Det er først når du modtager det endelige udbudsmateriale, at du kan vurdere, om der er økonomi i at løse opgaven, om I har den nødvendige kapacitet til rådighed, og om I har en reel chance for at vinde det endelige projekt. Hvis ikke, må du bide i det sure æble, droppe tilbuddet og finde en anden licitation, som er mere interessant for jer. Der er nemlig langt større ressourcemæssige omkostninger behæftet med at afgive tilbud i tilbudsfasen end med at anmode om prækvalificering.
Det betyder imidlertid ikke, at du og din virksomhed skal byde ind på alle begrænsede licitationer med prækvalifikation. Det kan nemlig give dårligt indtryk hos ordregiveren, hvis I flere gange er løbet fra tilbudsfasen. I stedet bør I overveje, hvordan I målretter udbudsjagten.
Hvad er en indbudt licitation?En indbudt licitation er en begrænset licitation uden prækvalifikationsfase. Her er det således ikke muligt for alle og enhver at anmode om at blive prækvalificeret til tilbudsfasen. I stedet afsøger ordregiveren selv markedet for relevante virksomheder og indbyder dem til at give et tilbud på opgaven. Denne licitationsform kan dog ikke benyttes ved udbud af opgaver, som overstiger EU’s tærskelværdi.
Når private virksomheder, der ikke er underlagt reglerne i tilbudsloven, skal have løst større bygge- og anlægsopgaver som eksempelvis et nyt hovedkontor, benytter de sig typisk af den indbudte licitation som udbudsform. Frem for kun at indhente et enkelt tilbud hos én entreprenør, så indbyder de et udvalg af entreprenører til at byde på opgaven for at skabe en gunstig konkurrence. Det kan nemlig være med til at sikre ordregiveren en bedre pris eller et bedre projekt.
Mens private virksomheder som udgangspunkt selv kan vælge, hvordan de gennemfører den indbudte licitation, så skal offentlige organisationer forholde sig til reglerne i tilbudsloven. Det betyder blandt andet, at de mindst skal indbyde tre virksomheder til tilbudsgivningen, hvoraf mindst én skal have base uden for ordregivers lokalområde.
Uanset om der er tale om en offentlig eller privat virksomhed, så kan du kun blive indbudt til tilbudsgivning, hvis ordregiveren kender til dig og din virksomhed. Hvis du vil have fingrene i opgaver, der udbydes i indbudte licitationer, spiller netværk og renommé derfor en stor rolle.
Men du kan skyde genvej til de indbudte licitationer ved at have et indblik i, hvilke indbudte licitationer der er på tegnebrættet rundt omkring i landets virksomheder og offentlige organisationer. Det indblik kan du få blandt andet få med Byggefaktas projektdatabase.
Hvad er et underhåndsbud?
Underhåndsbud er en mere uformel form for indhentning af tilbud, hvor ordregiveren efterspørger et tilbud fra en eller flere virksomheder uden at afholde en licitation. Her er der altså ingen officiel konkurrence om at vinde opgaven, ligesom de almindelige procedureregler for udbud heller ikke gælder. Det betyder blandt andet, at tilbuddene ikke skal indhentes samtidigt og at ordregiveren frit kan forhandle med de forskellige tilbudsgivere.
For ordregivere, der er underlagt tilbudsloven, er det kun muligt at indhente underhåndsbud, hvis bygge- og anlægsarbejdet har en samlet værdi på under tre mio. kr. Hvis beløbet for den samlede entreprise overstiger dette, skal opgaven i licitation. Bygherren må maksimalt indhente tilbud fra tre virksomheder. Dog kan ordregiveren indhente et fjerde tilbud, såfremt denne tilbudsgiver er baseret uden for bygherrens lokalområde, og at det er blevet oplyst på forhånd.
Ved underhåndsbud er det ordregiveren selv, som henvender sig til virksomheder. Derfor er det ofte de virksomheder, som bygherren allerede kender i sit netværk, der bliver tilbudt opgaverne ved underhåndsbud. Hvis du drømmer om at blive kontaktet af bygherrer med underhåndsbud, så er det afgørende at kende de rigtige, og at de rigtige kender dig.
5. Både offentlige organisationer og private virksomheder gennemfører licitationer, men de er hver især underlagt forskellige regler. For mens det i de fleste tilfælde er op til de private virksomheder selv at afgøre, om de vil sende en opgave i licitation eller ej, så er organisationer i relation til det offentlige underlagt en række specifikke regler for at sikre fair konkurrence.
Selvom private virksomheder typisk ikke er pålagt at sende opgaver i licitation, så benytter mange sig alligevel af muligheden. Det giver nemlig både pris- og kvalitetsmæssig god mening at lade flere virksomheder konkurrere om at løse opgaven. Private bygherrer kan også frivilligt vælge at følge reglerne i tilbudsloven – det skal blot anføres i udbudsmaterialet for licitationen.
Hvem skal følge tilbuds- og udbudsloven?
De fleste organisationer og virksomheder med tilknytning til det offentlige er omfattet af tilbuds- og udbudsloven, når de udbyder kontrakter for bygge- og anlægsarbejde. Der skelnes mellem fire typer af ordregivere, som skal følge tilbudslovens regler.
Offentlige myndigheder
Offentlige myndigheder indbefatter staten, regionerne og kommunerne.
Offentligretlige organer
Begrebet offentligretlige organer bliver kun benyttet i forbindelse med udbud og licitationer. Offentligretlige organer dækker over organisationer og virksomheder, som enten er kontrolleret af det offentlige eller som drives uden et forretningsmæssigt formål. Hvis en offentligt ejet virksomhed drives med et forretningsmæssigt formål, er den altså ikke nødvendigvis omfattet af udbudsreglerne.
Af eksempler på offentligretlige organer kan Danmarks Radio og Danmarks Nationalbank nævnes.
Private bygherrer med et projekt støttet med offentlige midler
Uanset om der er tale om en stor privat virksomhed eller en lille andelsboligforening, så er man omfattet af tilbudslovens regler, hvis man modtager støtte til det konkrete bygge- og anlægsprojekt. Dette gælder, uanset hvor stor eller lille støtten er.
Hoved- og totalentreprenører, som udbyder opgaver på underentrepriser i forbindelse med et offentligt projekt
Hoved- og totalentreprenører skal følge tilbudsloven, hvis de indhenter tilbud fra underentrepriser. Dette gælder dog kun ved offentlige eller offentligt støttede projekter, der udføres her i landet for en udbyder, som hoved- eller totalentreprenøren er direkte ansvarlig over for.
6. Hvilke opgaver sendes i licitation?
Enhver bygge- og anlægsopgave kan sendes i licitation. Det kan for eksempel være regionen, som skal have opført et nyt lægehus, kommunen, der skal have anlagt en cykelsti, eller staten, der skal renovere en bro.
Alle entrepriseformer er omfattet af tilbudsloven, og der udliciteres derfor kontrakter for både totalentrepriser, hovedentrepriser, fagentrepriser.
Derfor spiller licitationer en væsentlig rolle for tilgangen af opgaver i de fleste virksomheder i byggebranchen. Alt fra lokale håndværksvirksomheder til internationale entreprenørkoncerner vinder nemlig opgaver ved at afgive tilbud på licitationer.
Såfremt den samlede ordreværdi for en bygge- og anlægsopgave, der er udbudt af en offentlig ordregiver,
overstiger EU’s gældende tærskelværdi på 41,3 mio. kr, er udbuddet omfattet af udbudsloven. Det betyder blandt andet, at opgaven skal sendes i EU-udbud, så alle virksomheder i EU kan byde ind på opgaven.
7. Der er mange gode grunde til, at bygherrer gennemfører licitationer – også selvom man som ordregiver ikke er omfattet af tilbudsloven.
Først og fremmest er licitationer med til at sikre en fair konkurrence i markedet, og at bygherren får det bedste tilbud på opgaven. Men der er andre fordele forbundet med at lade flere tilbudsgivere konkurrere om opgaven, og derfor sender mange private virksomheder ofte deres bygge- og anlægsopgaver i licitation.
En væsentlig fordel er, at tilbudsgivere typisk anslår en bedre pris for ydelsen, når de er i konkurrence om opgaven. Derfor sikrer både offentlige og begrænsede licitationer en konkurrencedygtig pris for ydelsen.
Derudover vil ordregiveren modtage løsningsforslag på opgaven, som hverken de selv eller deres faste samarbejdspartnere ville være kommet frem til. Ved at sende en opgave i licitation får private virksomheder altså flere forskellige bud, og alt efter hvilke kriterier de har opsat for konkurrencen, kan de vælge dét tilbud, som bedst løser deres udfordring.
8. Licitationer er afgørende for tilgangen af opgaver i virksomheder i bygge- og anlægsbranchen, og derfor skal du gribe arbejdet med udbud og licitationer an på en strategisk måde. Det gør du ved målrette din indsats for at vinde licitationer og ved at komme licitationerne i forkøbet.
Målret din indsats
Det er en omfattende opgave at afgive gode tilbud på licitationer og blive prækvalificeret til de rigtige projekter, og det kan derfor hurtigt blive en omkostningstung byrde, hvis man ikke hiver opgaverne i land. Netop derfor bør du ikke byde ind på alle opgaver, som du mener, I kan løse. Du skal derimod fastlægge en strategi for, hvilke projekter din virksomhed skal gå målrettet efter at afgive tilbud på.
I din strategi skal der indgå overvejelser om, hvor i landet, opgaverne skal ligge, hvilke opgaver, I som virksomhed er bedst til at løse, på hvilke områder I har de stærkeste referencer, hvilken slags opgaver, som I har ambitioner om at løse i fremtiden, og hvad den økonomiske fortjeneste ved at vinde bør være.
Ved at fokusere indsatsen kan I højne antallet af vundne tilbud og begrænse den tid, som I bruger på at udarbejde tilbud på opgaver, I ikke vinder.
Kom licitationerne i forkøbet
Bygge- og anlægsprojekter kan være på tegnebrættet, flere år før de bliver sendt i licitation, og du kan derfor kende til projekter, længe inden licitationen offentliggøres.
Det betyder, at du som virksomhed kan sætte dig ned og planlægge tid, ressourcer og aktiviteter ud fra de projekter, som du ved vil komme i licitation i den nærliggende fremtid. Det sikrer ikke bare, at du er på forkant med de licitationer, som er relevante for din forretning. Det betyder også, at du har et grundlag for at foretage strategiske beslutninger om, hvilke nye markeder din virksomhed skal indtage i fremtiden.
Hvis det eksempelvis viser sig, at der er et nationalt boom i renoveringer af svømmehaller, så gør din virksomhed sig måske klogt i at oparbejde referencer og kompetencer inden for renoveringen af idrætsfaciliteter. På den måde kan I i god tid sikre fundamentet, som skal vinde jeres virksomhed opgaver inden for et nyt, strategisk forretningsområde.
For at være på forkant med udbud og licitationer er det nødvendigt at kende til dem i forvejen, og det kan Byggefaktas Projektdatabase blandt andet hjælpe dig med.
Hvem bør arbejde strategisk med udbud og licitationer?
Uanset om du er rådgiver, entreprenør, håndværker eller leverandør, så kan du og din virksomhed opnå stor forretningsmæssig værdi ved at være opmærksom på kommende og aktuelle licitationer. Derfor bør hvilken som helst virksomhed i byggebranchen arbejde strategisk med tilbud på udbud eller licitationer.
9. Ordregivere underlagt tilbudsloven har pligt til at offentliggøre offentlige licitationer og begrænsede licitationer med prækvalifikation, så interesserede virksomheder kan opnå et kendskab til licitationen.
Til at offentliggøre licitationen bruger ordregiveren en licitationsannonce. En licitationsannonce er typisk en kortfattet meddelelse, som indeholder generelle informationer om opgaven, deadline for aflevering af tilbud eller anmodning om prækvalifikation, krav til tilbudsgiver, kontaktoplysninger på ordregiver samt link til udbudsmateriale.
Det står ordregiver frit for, hvor licitationsannoncen offentliggøres, og de kan derfor publiceres i både pressen, på webmedier, på ordregivers hjemmeside eller på websites, der specialiserer sig i offentliggørelse af udbud.
Da ordregiveren kan offentliggøre licitationsannoncer i mange forskellige medier, er det svært at holde sig ajour med relevante udbud og licitationer. Udover at holde øje med aktuelle licitationer i aviser og på hjemmesider, bør du også orientere dig i kommende licitationer for at være på forkant. De kommende licitationer kan du blandt andet få et indblik i ved at tale med forskellige bygherrer om, hvilke projekter der er planlagt, og ved at gennemlæse dagsordener og mødereferater fra offentlige myndigheder. Det er en omstændelig opgave, og det kan derfor være en god investering at tilmelde sig services, som giver et samlet et overblik over relevante udbud og licitationer.
Få adgang til Danmarks største Projektdatabase
10. Det er ikke en smal sag at kaste sig ind i kampen om opgaver i udbud og licitation, for der er mange faktorer at tage højde for. Som opsamling på denne guide har vi derfor samlet tre af de vigtigste ting, du skal have med i dine overvejelser, inden du afgiver tilbud.
Det er en ressourcetung opgave at arbejde med tilbud. For det første kræver det mange timer ved skrivebordet at udarbejde et godt og velskrevet tilbud, og ofte vil flere i virksomheden skulle afsætte tid til at udvikle på tilbuddet, læse udbudsmaterialet og regne på forretningspotentialet. Samtidig er der altid en risiko for, at I ikke vinder opgaver.
Derfor skal du ikke byde på hvad som helst med hovedet under armen, men målrette din tilbudsgivning efter en bestemt type opgaver, som I har større chance for at vinde.
I skal kunne levere på referencer og kompetencer
Når ordregiveren vurderer tilbuddene, så kigger de i høj grad efter, om I lever op til de vilkår, der er angivet i udbudsmaterialet. Her handler det typisk om at vise ordregiveren, at man kan løfte opgaven, og det gør du mest effektivt ved at vise, hvordan I allerede har løst lignende opgaver. Hvis I ikke kan det, bør du overveje at droppe tilbuddet, for så vil det i mange tilfælde være en for stor udfordring at komme i betragtning til opgaven.
Du bør derfor udvælge licitationer, som omhandler opgaver, I allerede har kompetencer til og erfaring i at løse. Hvis I ønsker at begive jer ud på nye markeder, hvor I endnu ikke kan vise referenceprojekter, så bør I gå strategisk til værks ved målrettet at opbygge referencer og kompetencer på området.
Vær på forkant
Det kan være uoverskueligt for en travl håndværksvirksomhed eller en mindre tegnestue at forholde sig til aktuelle licitationer, når der altid er huse at opføre og bygninger at projektere. Derfor er det bestemt ikke alle virksomheder i byggebranchen, der afsætter ressourcer til tilbud.
Men tilbud bør prioriteres, fordi det er afgørende for tilgangen af nye opgaver. Derfor bør du kende til fremtidige licitationer, der er relevante for din virksomhed, så du i god tid kan afsætte de nødvendige ressourcer til at skrive tilbud og anmode om prækvalificering.